Zásady zpracování osobních údajů
Informace pro klienty, zájemce o služby a účastníky vzdělávacích akcí
Stručně
Vaše osobní údaje používáme pouze v rozsahu potřebném pro komunikaci, poskytování konzultací a psychologického poradenství, organizaci vzdělávacích akcí, fakturaci a ochranu našich práv. Údaje o zdravotním stavu nepoužíváme pro marketingové účely ani je neposkytujeme třetím stranám k jejich vlastnímu obchodnímu využití.
1. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů je Pečujtee s.r.o., IČO 219 47 937, se sídlem Machuldova 595/8, Kamýk, 142 00 Praha, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 408939 (dále jen „Pečujtee“ nebo „my“).
Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@pecujtee.cz nebo poštou na adrese sídla. Pečujtee nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.
2. Koho se zásady týkají
Tyto zásady se vztahují zejména na zájemce o služby, klienty individuálních a psychologických konzultací, účastníky workshopů, seminářů a webinářů, kontaktní osoby u firemních zákazníků a další osoby, které s námi komunikují.
Při konzultaci nám klient může sdělit také informace o svém blízkém. Žádáme klienty, aby sdělovali jen údaje, které jsou pro řešení situace skutečně potřebné. Rodná čísla, kopie zdravotnické dokumentace ani jiné nadbytečné identifikátory běžně nepožadujeme.
3. Jaké údaje zpracováváme
- identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno, příjmení, telefon, e-mail a případně organizaci či pracovní pozici;
- objednávkové, smluvní a platební údaje, včetně fakturačních údajů, informací o objednané službě, termínu a úhradě;
- obsah komunikace a údaje uvedené v kontaktním formuláři, e-mailu nebo při telefonickém kontaktu;
- stručné papírové a elektronické záznamy z konzultací v systému Caflou;
- údaje o rodinné, sociální, pracovní a pečovatelské situaci;
- údaje o fyzickém nebo duševním zdraví klienta či jeho blízkého, pokud jsou pro konzultaci nebo psychologické poradenství potřebné;
- údaje o účasti na vzdělávací akci a případné fotografie, pokud k jejich pořízení a použití udělíte samostatný souhlas;
- technické a provozní údaje vznikající při použití Google Meet, Zoom nebo WhatsApp, například údaje o spojení, uživatelské jméno nebo telefonní číslo.
Konzultace, telefonní hovory ani online setkání nenahráváme, pokud se s vámi předem výslovně nedohodneme a nezískáme odpovídající souhlas.
4. Proč údaje zpracováváme, na jakém základě a jak dlouho
| Účel zpracování | Rozsah, právní základ a doba uchování |
|---|---|
| Poptávka a první kontakt | Kontaktní údaje a obsah zprávy zpracováváme pro vyřízení dotazu a kroky před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. |
| Konzultace a psychologické poradenství | Údaje potřebné k objednání a poskytnutí služby zpracováváme pro plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. |
| Workshopy, semináře a webináře | Registrační a organizační údaje zpracováváme pro splnění objednávky nebo smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. |
| Fakturace a účetnictví | Fakturační a platební údaje zpracováváme pro splnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. |
Po uplynutí uvedené doby údaje vymažeme nebo bezpečně zničíme, případně je anonymizujeme. Konkrétní doba se může prodloužit, pokud to vyžaduje právní předpis, probíhající řízení nebo ochrana právních nároků.
5. Souhlas a údaje o zdraví
Informace o diagnóze, zdravotním stavu, psychických obtížích nebo zdravotní péči patří mezi zvláštní kategorie osobních údajů. Zpracováváme je jen tehdy, když jsou pro požadovanou službu relevantní, a v co nejmenším rozsahu.
Souhlas můžete kdykoli odvolat na e-mailu info@pecujtee.cz. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Pokud bez těchto informací nelze bezpečně nebo smysluplně poskytnout objednané poradenství, může odvolání znamenat, že službu nebude možné dále poskytovat. Údaje, které musíme uchovat z právních důvodů nebo pro ochranu konkrétního právního nároku, můžeme uchovat i po odvolání souhlasu v nezbytném rozsahu.
6. Údaje o blízkých osobách
Pokud klient při konzultaci sdělí údaje o jiné osobě, zpracováváme je pouze v rozsahu potřebném k porozumění pečovatelské nebo rodinné situaci. Právním základem pro běžné údaje je zpravidla náš oprávněný zájem na řádném poskytnutí poradenství podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zvláštní kategorie údajů zpracováváme jen při existenci odpovídajícího právního důvodu podle čl. 9 GDPR.
Je-li to s ohledem na povahu poradenství, mlčenlivost, práva klienta a přiměřené úsilí možné a vhodné, dotčené osobě poskytneme informace podle čl. 14 GDPR. V jiných případech údaje co nejdříve anonymizujeme, omezíme jejich identifikovatelnost nebo využijeme zákonnou výjimku z informační povinnosti.
7. Komu mohou být údaje zpřístupněny
K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro svou práci a jsou vázány mlčenlivostí. Podle povahy služby mohou být údaje zpřístupněny zejména:
- poskytovateli systému Caflou pro klientskou, smluvní a fakturační evidenci;
- poskytovatelům komunikačních služeb Google Meet, Zoom a WhatsApp (Meta);
- účetnímu, daňovému nebo právnímu poradci v nezbytném rozsahu;
- externím odborníkům nebo spolupracovníkům pouze tehdy, když je jejich zapojení pro službu potřebné a klient byl o předání předem informován a odsouhlasil je;
- orgánům veřejné moci, pokud nám předání ukládá právní předpis.
S poskytovateli, kteří pro nás vystupují jako zpracovatelé, uzavíráme nebo využíváme odpovídající smluvní podmínky podle čl. 28 GDPR. Externí odborník může podle okolností vystupovat také jako samostatný správce; v takovém případě klienta před předáním informujeme.
8. Předávání osobních údajů mimo EU a Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé používaných služeb mohou osobní údaje zpracovávat také v zemích mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor (EHP), zejména ve Spojených státech. V takovém případě je předání založeno na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, účasti příjemce v EU–US Data Privacy Framework nebo na standardních smluvních doložkách Evropské komise a případných doplňujících opatřeních. Bližší informace o konkrétním mechanismu vám na požádání poskytneme.
9. Jak údaje chráníme
- omezujeme rozsah zapisovaných údajů a přístup pouze na oprávněné osoby;
- papírové poznámky uchováváme zabezpečeně a po skončení retenční doby je skartujeme;
- přístupy do elektronických systémů chráníme hesly a podle možností vícefaktorovým ověřením;
- citlivé informace neposíláme běžným kontaktním formulářem, pokud to není nezbytné;
- pravidelně posuzujeme, zda údaje stále potřebujeme.
10. Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR máte právo:
- získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud je zpracováváme, získat k nim přístup a další informace o jejich zpracování;
- požadovat opravu nepřesných osobních údajů a doplnění neúplných osobních údajů;
- požadovat výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování, jsou-li splněny podmínky stanovené GDPR;
- získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu nebo na smlouvě a provádí se automatizovaně;
- kdykoli odvolat udělený souhlas. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním;
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů založenému na našem oprávněném zájmu;
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
O přijatých opatřeních vás informujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. S ohledem na složitost a počet žádostí můžeme tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O prodloužení a jeho důvodech vás informujeme do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
Pokud máme důvodné pochybnosti o totožnosti osoby, která žádost podává, můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k ověření její totožnosti.
Při poskytování našich služeb nedochází k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
11. Web a kontaktní formulář
Kontaktní formulář slouží pouze k prvnímu kontaktu. Neuvádějte do něj rodné číslo, kopie zdravotnické dokumentace ani podrobné citlivé informace. Pro první kontakt postačí stručný popis toho, s čím potřebujete pomoci. Další způsob bezpečné komunikace domluvíme individuálně.
Údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře nepoužíváme pro zasílání newsletterů ani jiných marketingových sdělení.
Podrobnější informace o používaných cookies, jejich účelu, poskytovateli a době platnosti jsou uvedeny v Zásadách používání cookies.
12. Změny zásad
Tyto zásady můžeme přiměřeně aktualizovat, zejména při změně služeb, používaných systémů nebo právních předpisů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na našem webu. Podstatné změny oznámíme vhodným způsobem.
Účinnost od 10. srpna 2026.